Per 25 mei 2018 is de AVG ingevoerd in Europa en daarmee ook in Nederland, de AVG vervangt de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp). Door de opkomende digitalisering is privacy steeds belangrijker en in de toekomst zal dit alleen maar toenemen. Volgens de AVG is privacy "het recht met rust gelaten te worden". Speedway-Tilburg respecteert de privacy van haar leden, betrokkenen, vrijwilligers, bestuursleden en bezoekers en schrijft daarom in deze privacyverklaring hoe wij omgaan met de privacygegevens van een ieder. Dit doen wij door passende maatregelen te nemen en men vooraf op de hoogte te stellen van de gegevensverwerking. Mochten hier vragen over zijn kan er schriftelijk contact opgenomen worden met de voorzitter van de verening.
1. Gegevensverwerking
Speedway-Tilburg verwerkt verschillende gegevens als het gaat om de privacygegevens. In dit hoofdstuk worden de verschillende gegevens benoemd en zullen zij tevens worden verantwoord.
1.1 Aanmeldgegevens
Speedway-Tilburg verwerkt de gegevens van haar leden en vraagt deze gegevens op middels een aanmeldformulier bij het aanmelden als lid. Via dit aanmeldformulier worden verschillende gegevens verzameld die het bestuur van de vereniging nodig acht om lid te kunnen worden. Hierbij gaat het om de volgende gegevens:
- Naam
- Achternaam
- Postcode + plaats
- Straatnaam + huisnummer
- Geboortedatum
- Mailadres
- Mobiel nummer
- Handtekening
Bovenstaande gegevens worden van ieder lid door de voorzitter op papier in een map opgeslagen. Daarnaast zal een kopie van het aanmeldformulier opgeslagen worden op de computer van de voorzitter die volgens de beveiligingsnormen is beveiligd.
1.2 Bankgegevens
Zodra het aanmeldformulier is ingevuld en door de vereniging is ontvangen zal het lid een mail met het reglement, planning en IBAN-gegevens ontvangen. Zodra men de contributie overmaakt naar Speedway-Tilburg ontvangen wij de volgende gegevens:
- Ibannummer
- Naam rekeninghouder
1.3 Foto’s
Tijdens evenementen, clubuitjes, rijdagen en overige activiteiten worden er foto’s genomen in het kader van promotie van de vereniging en de hobby. Enkele van deze foto’s zullen worden opgeslagen op het Flickr account van de vereniging waarmee de vereniging de foto’s openbaar maakt. Daarnaast worden foto’s gebruikt voor het promoten van de vereniging en de hobby door middel van onze sociale media accounts, het gaat hierbij om de volgende programma’s:
- Flickr
- Overige sociale media accounts
Niet gepubliceerde foto’s zijn opgeslagen op de computer van de voorzitter welke beveiligd is met een wachtwoord. Foto’s worden per jaartal opgeslagen voor onbepaalde tijd.
1.4 Video’s
Tijdens evenementen, clubuitjes, rijdagen en overige activiteiten worden er ook video’s genomen in het kader van promotie van de vereniging en de hobby. Het kan zijn dat hier leden op te zien zijn. Deze video’s zullen terug te vinden zijn op onze sociale media accounts, het gaat hierbij expliciet om de volgende programma’s :
- YouTube
- Flickr
- Overige sociale media accounts
Niet gepubliceerde video’s zijn opgeslagen op de computer van de voorzitter welke beveiligd is met een wachtwoord.
1.5 Mail
Speedway-Tilburg verwerkt gegevens door middel van verstuurde en ontvangen mails met betrekking tot de vereniging. Met deze mails worden de volgende gegevens verwerkt:
- Naam
- Achternaam
- Mailadres
- Boodschap
Deze gegevens worden opgeslagen en verwerkt. Naast het feit dat Speedway-Tilburg mails ontvangt worden er ook mails verstuurd naar bezoekers, leden of sponsoren. Om de privacy van een ieder te waarborgen zullen mailadressen altijd in de BCC worden vermeld waardoor deze niet zichtbaar zijn voor andere ontvangers.
1.6 Sponsorgegevens
Speedway-Tilburg beschikt over enkel sponsoren welke de vereniging helpen om haar doelen te bereiken. Deze sponsoren gaan een overeenkomst aan met de vereniging waarbij verschillende gegevens worden vastgelegd. Bij het aangaan van een sponsorovereenkomst worden de volgende gegevens verzamend en verwerkt:
- Naam
- Achternaam
- Bedrijfsnaam
- Postcode + plaats
- Straatnaam + huisnummer
- Mobiel nummer
- De sponsoring
- IBAN-gegevens vereniging
- Duur van de overeenkomst
- Handtekening
1.7 Grondslag
Speedway-Tilburg verzamelt gegevens van haar leden en sponsoren bij de start van het lidmaatschap of sponsorcontract. Deze gegevens hebben een verschillende grondslag maar zijn daarmee wel noodzakelijk.
1.7.1 Aanmeldgegevens
Deze gegevens worden gevraagd voor het aangaan en de uitvoering van een overeenkomst, namelijk het lid worden van de vereniging of het sponsoren van de vereniging. Het gaat hierbij niet om bijzondere persoonsgegevens, maar enkel om deze gegevens die door het bestuur van de vereniging noodzakelijk worden geacht.
1.7.2 Mobiel nummer
Buiten het feit dat dit gegeven noodzakelijk is om lid te worden wordt het mobiel nummer tevens gebruikt als communicatiemiddel via bijvoorbeeld WhatsApp. Hiermee kan de communicatie soepel verlopen waardoor belangrijke mededelingen snel kunnen worden verspreid. Dit gegeven zal daarom ook alleen gebruikt worden voor voorgaande doeleinden.
1.7.3 Mailadres
Het mailadres is noodzakelijk om lid te worden en een overeenkomst te sluiten, daarnaast dient het mailadres naast WhatsApp als communicatiemiddel voor de voorzitter en de bestuursleden. Benodigde informatie, relevante nieuwtjes of zeer belangrijke informatie zal via deze mail met alle leden worden gedeeld om men op de hoogte te kunnen stellen van de voorgenoemde feiten.
1.7.4 Foto’s, Video’s en Bankgegevens
Daarnaast worden er gegevens verzameld als foto’s, video’s en bankgegevens. Hierbij zijn de bankgegevens noodzakelijk voor het aangaan van een overeenkomst, namelijk het lid worden, het betalen van de contributie en het controleren van deze betaling door de penningmeester. De foto’s en video’s zijn bedoeld voor de doeleinden van de vereniging, namelijk het promoten van de hobby en de vereniging.
2. Gegevensbeheer
Speedway-Tilburg beschikt over gegevens van haar leden, betrokkenen, vrijwilligers en bestuursleden. In dit hoofdstuk zal er nader ingegaan worden op wie toegang heeft tot deze gegevens, of er sprake is van geheimhouding en wat er gebeurt indien zich een datalek voordoet.
2.1 Toegang
Alle gegevens die worden opgeslagen zijn toegankelijk voor de voorzitter en penningmeester van Speedway-Tilburg zoals dit in de statuten van de vereniging is vastgelegd. Indien de voorzitter of penningmeester het van belang acht gegevens te delen met overige bestuursleden stelt de vereniging deze weg open. Dit betekent dat de voorzitter en de penningmeester direct toegang hebben tot de privacygegevens en indien noodzakelijk zijn deze zichtbaar voor de overige bestuursleden, de bestuursleden zijn hen die door de voorzitter zijn aangesteld als bestuurslid van de vereniging. Indien buiten de voorgenoemde personen iemand inzicht wil krijgen in andermans privacygegevens zal dit echter niet mogelijk zijn en de vereniging zal deze gegevens niet verstrekken om de privacy te waarborgen. Naast de voorzitter en de penningmeester is de persoon die door de voorzitter is benoemd en is aangesteld in het kader van sponsoring bevoegd inzicht te verkrijgen in de door de vereniging verzamelde gegevens met betrekking tot de sponsorovereenkomst.
2.2 Verwerking
De ingevulde aanmeldformulieren zullen worden opgeslagen op de computer van de voorzitter en tevens wordt de papieren versie opgeslagen in een map. Ook worden enkele van deze gegevens (Naam, Achternaam, Mobiel nummer en Mailadres) genoteerd in een ledenlijst. Deze ledenlijst wordt gemaakt in het programma Excel. Tot slot wordt de naam en de achternaam van het lid of sponsor verwerkt in het financiële overzicht (Excel) van de penningmeester om de betaling van de contributie te kunnen controleren.
2.3 Geheimhouding
De voorzitter, de penningmeester en de bestuursleden van Speedway-Tilburg hebben geheimhoudingsplicht met het ondertekenen van het privacybeleid en zijn te alle tijden genoodzaakt geen gegevens te delen of te verstrekken buiten de voorgenoemde personen.
2.4 Beveiligingsmaatregelen
In het kader van het beschermen van alle privacygegevens worden wachtwoorden die betrekking hebben op deze gegevens ten minste eens per jaar ververst door een nieuw wachtwoord.
2.5 Datalek
Indien er sprake is van een datalek waarbij is geconstateerd dat dit betrekking heeft op de hierboven genoemde privacygegevens zal de voorzitter dit binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoons Gegevens (APG). Daarnaast zullen de betrokkenen (leden, vrijwilligers, bestuursleden) binnen 72 uur ingelicht worden.
3. Recht van bezwaar
Iedereen heeft recht om bezwaar te maken indien hij of zij het niet eens is met het gevoerde beleid, in dit hoofdstuk zal nader toegelicht worden hoe en bij wie dit bezwaar kenbaar gemaakt kan worden.
3.1 Melding
Indien een betrokken vindt dat Speedway-Tilburg niet volgens haar privacybeleid te werk gaat kan hij of zij bezwaar indienen bij de voorzitter. Het bezwaar kan ingediend worden per mail en zal binnen 48 uur worden verwerkt. Indien de betrokkene van mening is dat er onvoldoende maatregelen worden genomen om de privacygegevens van hem of haar te beschermen kan hij of zij tevens contact opnemen met de Autoriteit Persoons Gegevens via het mailadres.
4. Inzagerecht
In deze privacyverklaring staat vermeld hoe wij omgaan met de persoonsgegevens, uiteraard heeft iedereen te alle tijden het recht om zijn of haar eigen persoonsgegevens in te zien of te wijzigen. Daarmee heeft iedereen het recht op inzage. Indien iemand inzage wenst kan de betrokkene een schriftelijk verzoek indienen bij de voorzitter van Speedway-Tilburg
5. Recht om vergeten te worden
De kern van de AVG is wel dat iedereen het recht moet hebben om met rust gelaten te worden, dit recht wordt door Speedway-Tilburg gerespecteerd. In dit hoofdstuk zullen een aantal zaken aan het licht komen indien er sprake is van oude mailbestanden en niet geldende aanmeldformulieren.
5.1 Mail
Speedway-Tilburg ontvangt mails via haar mailadres van een ieder die vragen heeft of geïnteresseerd is in de hobby of de vereniging. Daarnaast ontvangt de verenging mails van leden of sponsoren. Deze mails komen binnen en worden daarmee op het mailaccount opgeslagen. Eens in de twee jaar worden de mailboxen van de vereniging opgeschoond waarbij niet relevante of verouderde mails verwijderd zullen worden. Indien een mail als belangrijk wordt aangemerkt zal deze bewaard worden voor zolang als dit nodig wordt geacht.
5.2 Einde lidmaatschap
Indien het lidmaatschap wordt opgezegd zal Speedway-Tilburg de verzamelde gegevens voor een maximale duur van twee jaar bewaren. Na deze twee jaar zullen alle gegevens worden verwijderd en vernietigd om de privacy te waarborgen. Direct na het beëindigen van het lidmaatschap zal de betrokkenen tevens geen WhatsApp berichten of mails ontvangen van Speedway-Tilburg.
5.3 Melding
Indien een betrokkenen na het beëindigen van het lidmaatschap van mening is dat Speedway-Tilburg het door haar geschreven beleid niet naleeft kan er schriftelijk melding gemaakt worden bij de voorzitter. De voorzitter zal daarmee binnen 72 uur contact opnemen met de betrokkenen.
